Milyen egy jó virtuális asszisztens?
Milyen fontos ismérvei, tulajdonságai és felelősségei vannak egy virtuális asszisztensnek? Mi az, amit virtuális asszisztensként fontosnak tartok a munkánk értékelésével és megértésével kapcsolatosan?
Virtuális asszisztens szeretnél lenni vagy már az vagy? VA-t keresel? Az alábbi cikk segítségedre lehet megérteni, hogy alkalmas-e számodra ez a pálya (vagy pontosabban te alkalmas vagy-e erre a pályára), illetve hogy az általad kiválasztott VA mennyire lenne jó választás.
1. Egy jó VA tisztában van vele, mit jelent egy vállalkozás:
Nagyon jól hangzik, hogy a magad ura lehetsz, szabadabb lesz az időbeosztásod és nem lesz hivatalosan főnököd, de valójában ezeknek rengeteg árnyoldala is van. Az, hogy a magad ura lehetsz, együtt jár azzal, hogy ezentúl csakis te vagy a vállalkozásodért és a kezedből kiadott munkáért számon kérhető. Hogy te szabod meg az időbeosztásod, azt is jelenti, hogy tudnod kell az idődet menedzselni, beosztani és tartanod kell az általad meghatározott határidőket. Onnantól pedig, hogy nincs főnököd, fizetned kell magad után minden járulékot, adót, könyvelőt kell fizetned és rengeteg más kiadás a nyakadba hullik. Nincs többé fizetett szabadság, még egy szabad hétvége is anyagi veszteséggel járhat esetleg. Hogy professzionális és hiteles virtuális asszisztens legyél, ezeket mind fel kell ismerned, és mérlegelned kell, hogy képes vagy-e ezekre. Éppen ezért egy jó VA képes mindarra, ami egy vállalkozást sikerre visz, például:
- az időmenedzsmentre, határidők tartására
- felelősséget vállal önmagáért, a cégért és a munkájáért
- csak olyan feladatot vállal el, aminek a határidejét tartani tudja
- fizeti a vállalkozása fenntartásához szükséges adókat, költségeket
2. Egy jó VA felelősséget vállal a munkájáért:
Ahogy az előző pontban is írtam, a saját vállalkozással járó szabadság és előnyök mellett rengeteg buktató vár az úton, és hatalmas felelősség szakad a nyakunkba. Így egy megbízható virtuális asszisztens felelősséget vállal a munkáért, amit kiad a kezéből, hiszen azért egyedül ő felelős. Minőségi, pontos és határidőre elvégzett munkát végez.
3. Egy jó VA csak olyan feladatot vállal el, amit szakértelemmel, kitűnő minőségben tud ellátni:
Minden virtuális asszisztens szakterülete egy kicsit más, ki ehhez ért, ki ahhoz, ki több, ki kevesebb területen jártas, azonban nagyon fontos, hogy felmérjük, alkalmasak vagyunk-e az adott feladatra és erről mindig egyeztessünk az ügyféllel. Amennyiben olyan munkával keresnek meg minket, amit nem tudunk megfelelő minőségben elvégezni, ne vállaljuk el az adott megbízást! Én magam is felvettem a szolgáltatásaim közé nem egy olyan feladatot, amit haladó vagy közel profi szinten végzek, ezért egyszerűbb feladatokat tökéletesen el tudok látni kitűnő minőségben. Azonban, ha ezek valamelyikével kapcsolatosan összetett, bonyolult projekttel akarnak megbízni, jelzem a cég felé, hogy sajnos azt már nem tudom vállalni, mert más területeken tudok kiemelkedő minőségben hasonló szintű feladatokat ellátni. Ismernünk kell a határainkat.
4. Egy jó VA belátja, hogy nem lehet mindenhez IS érteni, de fontos törekedni rá:
Az előző pont kiegészítéseként fontos leírni, hogy ugyan nem érthetünk mindenhez, nagyon fontos, hogy folyamatosan képezzük, fejlesszük magunkat. Tanuljunk, vásároljunk új eszközöket és legyünk nyitottak a szakmai újdonságokra. Tűzzünk ki szakmai célokat, hogy bizonyos időtávon belül milyen szakmai képzésen akarunk részt venni és melyik területről akarunk többet megtudni. Nem szégyen, hogy nem tudunk mindent, de törekedni kell arra, hogy fejlődjünk.
5. Egy jó VA tud titkot tartani:
Egy virtuális asszisztens nagyon sokszor szenzitív, titkos adatokkal dolgozik, amit nem oszthatunk meg senkivel, és ezt szerződésben is rögzítjük. Ha lételemed a pletyka, és hogy minden információt, ami a birtokodba kerül, azonnal tovább adhass másoknak, akkor a virtuális asszisztencia biztosan nem a te területed. Ráadásul az első pontokhoz visszatérve: felelősséget kell vállalnod ezekért az üzleti titkokért.
6. Egy jó VA tud hatékonyan kommunikálni személyes találkozás nélkül:
Mivel a munkánkat nem személyesen egy irodában ülve végezzük, hanem az interneten keresztül, rengeteget kommunikálunk írásban és telefonon, illetve a munkánk többségét önállóan végezzük. Ez két szempontból is fontos: egyrészt azért, mert rövid, de tartalmas, lényegi információkat kell egymással megosztani a megbízóval. Vagyis tudni kell érthetően és tömören fogalmazni. Másrészt pedig azért is fontos, mert a kommunikációnak csak a 7%-a verbális (amit mondunk), 38%-a vokális (amilyen hangnemben, hangsúllyal, hangszínen mondjuk) és 55%-a nonverbális (nem beszéd általi). Így nagyon fontos, hogy kiismerjük magunkat ezekben a helyzetekben is. Ez azt jelenti, hogy amikor e-mailben kommunikálsz a megbízóddal, akkor írásban is ki tudod fejezni magad annyira, hogy egyértelműen megértsék a mondandódat.
Ha szeretnéd tudni, hogy milyen utat jártam be, mire virtuális asszisztens lettem, illetve milyen szolgáltatásokat kínálok, az alábbi gombokra kattintva tájékozódhattok: